참가자 입장 대기를 없애는 이벤트 체크인 솔루션

이벤트에서 참가자가 가장 먼저 경험하는 것은 콘텐츠가 아니라 입장입니다.

긴 대기줄, 명단 확인 혼잡, 기기 오류로 체크인이 지연되면 아무리 좋은 프로그램을 준비해도 참가자의 첫인상은 이미 망가집니다.

이 글에서는 티켓타코에서 이벤트 당일 입장을 빠르고 안정적으로 운영하는 방법을 소개합니다.

1. 기존 체크인 방식의 문제

이벤트 체크인에 흔히 사용되는 두 가지 방식이 있습니다. 각각의 한계를 살펴보겠습니다.

전용 기기 대여

대형 이벤트에서는 전용 체크인 단말기가 효과적일 수 있습니다. 하지만 중소규모 이벤트에서는 과한 선택이 되기 쉽습니다.

• 비용: 전용 기기를 대여하면 수십~수백만 원의 비용이 발생합니다. 참가자 수천 명 이하의 이벤트에서는 체크인만을 위해 감당하기 부담스러운 비용입니다.
• 기기 리스크: 배터리 방전, 기기 고장, 분실 등 현장에서 예상치 못한 문제가 생길 수 있습니다. 기기가 멈추면 체크인도 멈춥니다.
• 대안 부재: 전용 기기에 문제가 생기면 결국 수기로 명단을 확인하는 것 외에 대안이 없습니다.

엑셀·수기 체크인

참가자 명단을 엑셀로 출력하거나 노트북에 띄워두고 이름을 하나씩 확인하는 방식은, 별도 비용 없이 바로 시작할 수 있지만 참가자가 많아질수록 한계가 뚜렷합니다.

• 속도: 참가자가 많아질수록 명단에서 이름을 찾는 시간이 길어지고, 대기줄이 늘어납니다.
• 정확성: 동명이인, 오탈자, 대소문자 차이 등으로 확인이 어려운 경우가 생깁니다.
• 실시간 파악 불가: 현재 몇 명이 입장했는지 실시간으로 확인할 수 없어, 현장 상황 파악이 어렵습니다.

낮은 비용으로 현장 리스크도 낮출 수 있는 방법은 없을까요? 이미 누구나 가지고 있는 스마트폰이 답이 될 수 있습니다.

2. 스마트폰만으로 가능한 QR 체크인

티켓타코에서는 QR 체크인을 통해 별도 장비나 앱 설치 없이 스태프의 스마트폰 카메라만으로 체크인을 진행할 수 있습니다. 과정은 간단합니다.

• QR 코드 자동 발급: 참가자가 티켓을 구매하면 고유 QR 코드가 자동으로 생성됩니다. 운영자가 따로 설정할 것은 없습니다.
• 스마트폰 카메라로 스캔: 스태프가 본인 폰의 카메라로 QR을 스캔하면 바로 체크인이 완료됩니다. 전용 앱을 설치하거나 별도 기기를 준비할 필요가 없습니다.
• 실시간 상태 확인: 체크인이 완료되면 즉시 상태가 업데이트되어, 중복 입장이나 확인 누락을 방지합니다.

이 방식의 또 다른 장점 중 하나는 운영이 유연하다는 것입니다.
스태프 폰만 있으면 체크인 라인을 자유롭게 늘릴 수 있어 추가 비용 없이 입장 대기 시간을 줄일 수 있고, 입장이 마무리되면 라인을 줄여 스태프를 다른 업무에 바로 투입할 수 있습니다.

3. 데스크톱 체크인

현장에서는 QR 코드만으로 대응하기 어려운 상황이 생길 수 있습니다.

• 게스트 초대로 티켓을 받아 QR 코드가 없는 참가자
• 다른 사람이 대리 예매해서 본인 폰에 QR이 없는 경우
• 기기 이슈로 QR이 인식되지 않는 경우

티켓타코에서는 이런 상황에 대비해 데스크톱 체크인을 함께 제공합니다. 관리자 페이지에서 이름이나 전화번호로 참가자를 검색해 바로 체크인할 수 있습니다.

모바일 체크인을 기본 라인으로 운영하고 데스크톱 체크인 부스를 함께 배치하면, 어떤 상황에서도 입장이 막히지 않는 안정적인 운영이 가능합니다.

4. 팀 초대와 권한 관리

체크인을 혼자 운영할 수는 없습니다. 티켓타코에서는 팀원을 초대하고 역할별 권한을 설정해 함께 체크인을 운영할 수 있습니다.

• 체크인 스태프: QR 스캔만 가능. 현장 입장 담당 인력에 적합합니다.
• 체크인 매니저: QR 스캔 + 데스크톱 체크인이 가능. 현장 문제 대응까지 맡을 수 있습니다.
• 어드민: 이벤트 관리, 참석자 관리, 체크인까지 전체 운영이 가능합니다.

역할에 따라 접근할 수 있는 범위가 다르기 때문에, 현장 스태프에게 불필요한 권한을 주지 않고도 안전하게 협업할 수 있습니다.

또한 티켓타코에서는 한 번 등록한 팀원을 다음 이벤트에서도 그대로 활용할 수 있습니다. 이벤트마다 번거롭게 스태프를 다시 초대하거나 권한을 재설정할 필요 없이 바로 운영을 시작할 수 있습니다.

5. 체크인 그 이후 — 참가확인증과 후속 메일

체크인이 끝나면 운영도 끝일까요? 참가자와의 관계는 오히려 여기서 시작됩니다.

후속 메일

이벤트 종료 후 참가자에게 설문조사 링크나 감사 메일을 무료로 발송할 수 있습니다. 다음 이벤트의 개선점을 빠르게 수집할 수 있는 좋은 방법입니다.

참가확인증

이벤트가 끝나면 참가자들은 다양한 이유로 참가확인증을 요청합니다. 회사에 교육 이수 증빙을 제출해야 하거나, 학교에 활동 기록을 남겨야 하는 경우가 많습니다. 이런 요청이 한두 건이면 괜찮지만, 수십 건이 몰리면 운영자에게 큰 부담이 됩니다.

티켓타코에서는 체크인한 참가자가 직접 참가확인증을 무료로 발급받을 수 있습니다. 운영자에게 별도로 요청할 필요 없이 셀프 서비스로 처리되어 참가자도 운영자도 편합니다.

마무리

체크인은 이벤트 운영에서 빠질 수 없는 핵심 과정입니다. 하지만 이벤트 규모에 맞지 않는 솔루션을 선택하면 불필요한 비용이 발생할 수 있습니다.

대부분의 이벤트는 스마트폰 QR 체크인만으로 충분합니다. 절약한 비용을 콘텐츠와 참가자 경험에 투자하는 것이 더 좋은 이벤트를 만드는 방법입니다.

티켓타코의 체크인 솔루션이 더 궁금하다면 참석자 관리 솔루션에서 자세히 확인할 수 있습니다.
체크인 기능은 무료로 제공됩니다. 자세한 내용은 요금제 비교에서 확인할 수 있습니다.